Thiết kế mô hình quản trị điều hành hoặc tái cơ cấu mô hình quản trị điều hành doanh nghiệp là một trong những công việc phổ biến khi luật sư thường gặp trong những năm gần đây.
Thiết kế mô hình quản trị điều hành hoặc tái cơ cấu mô hình quản trị điều hành doanh nghiệp là một trong những công việc phổ biến khi luật sư thường gặp trong những năm gần đây. Thông thường thiết kế mô hình quản trị doanh nghiệp bao gồm hai giai đoạn chính:
(i) Nghiên cứu thực trạng mô hình tổ chức quản trị điều hành;
(ii) Thiết kế mô hình tổ chức quản trị điều hành.
Để có thể đưa ra được một mô hình tổ chức quản trị điều hành phù hợp, cần phải nắm rõ được thực trạng hiện tại của doanh nghiệp. Thông thường, ta sẽ gặp hai loại hình doanh nghiệp là: Doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp đã hoạt động đang cần tái cơ cấu lại mô hình quản trị điều hành cho phù hợp với nội dung phát triển sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tới. Trong cả hai loại hình doanh nghiệp này, ta cần nắm bắt được rõ thực trạng của doanh nghiệp, các đặc điểm sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp hướng tới trong thời gian ngắn hạn và dài hạn mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, đặc điểm và nhu cầu về vốn góp của các thành viên trong tương lai, đặc điểm và cơ cấu sở hữu…Trong bước nghiên cứu thực trạng của doanh nghiệp ta cần thực hiện các công việc sau:
a. Tiếp xúc với doanh nghiệp và tiếp nhận nhu cầu về mô hình tổ chức quản trị điều hành.
Luật sư, những người tư vấn quản trị doanh nghiệp cần tiếp xúc với doanh nghiệp để hiểu rõ nhu cầu về quản lý nội bộ doanh nghiệp, nhu cầu về chiến lược kinh doanh trong thời gian tới cũng như đặc điểm riêng của doanh nghiệp mà mình đang tư vấn. Mục đích của giai đoạn này là làm rõ nhu cầu của doanh nghiệp về mô hình quản trị điều hành, đồng thời xác định điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp trong quản lý nội bộ nhằm thiết kế được mô hình quản lý phù hợp với doanh nghiệp. Các cơ quan quản lý điều hành trong doanh nghiệp luật sư cần phải phỏng vấn bao gồm:
– Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên của doanh nghiệp;
– Ban điều hành;
– Ban kiểm soát/kiểm toán nội bộ;
Khi phỏng vấn nội dung trên, cần phải có trong tay các bảng câu hỏi để khi tìm hiểu sẽ có được câu trả lời tốt nhất. Đối với doanh nghiệp đã và đang hoạt động cần tái cơ cấu mô hình quản trị điều hành, luật sư cần phỏng vấn những vấn đề sau:
– Chức danh và công việc hiện nay đang thực hiện tại doanh nghiệp;
– Các hạn chế đối với việc quản trị điều hành hiện nay và phương hướng khắc phục theo nhận định của người được phỏng vấn;
– Hạn chế chung của mô hình quản trị điều hành hiện nay đang thực hiện và hướng khắc phục theo nhận định của người được phỏng vấn;
– Ưu điểm của mô hình quản trị điều hành hiện nay;
– Quy mô và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp (ngắn hạn và dài hạn), các đối tác tiềm năng, đối thủ cạnh tranh…
– Mong muốn của người được phỏng vấn đối với mô hình quản trị điều hành trong tương lai và những việc họ có thể thực hiện được đối với mô hình quản trị này.
Bên cạnh việc phỏng vấn bộ phận quản trị điều hành doanh nghiệp, luật sư cần trực tiếp gặp gỡ, trao đổi, tìm hiểu và phỏng vấn người lao động và cơ quan đại diện của họ là công đoàn trong doanh nghiệp để trực tiếp được nghe tâm tư, nguyện vọng của họ đối với doanh nghiệp mà họ đang làm việc. Đối với người lao động, các câu hỏi xoay quanh sự hài lòng của người lao động đối với các chế độ mà họ đang được hưởng, tiếp thu các ý kiến của họ về sự hạn chế của mô hình quản trị hiện hành, những sáng kiến của họ để hạn chế các điểm yếu và phát triển các ưu điểm, thế mạnh trong quản trị điều hành doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp mới, luật sư cũng hỏi các câu hỏi tương tự như trên sau khi loại bỏ khỏi danh sách các câu hỏi về tình hình hiện trạng và các hạn chế trong doanh nghiệp.
b. Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nội bộ hiện hành của doanh nghiệp
Luật sư cần đọc toàn bộ hệ thống văn bản quản lý nội bộ hiện hành của doanh nghiệp để nắm bắt được tình hình hiện nay của doanh nghiệp. Để thực hiện được việc này, doanh nghiệp cần cung cấp cho luật sư toàn bộ các văn bản về quản lý nội bộ đang áp dụng trong doanh nghiệp, việc đưa sót hoặc thiếu dẫn đến việc miêu tả doanh nghiệp không chính xác và có thể làm ảnh hưởng đến bước tư vấn thiết kế trong giai đoạn sau. Các văn bản này thông thường bao gồm:
– Điều lệ của doanh nghiệp;
– Quy chế tổ chức quản lý điều hành của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên;
– Quy chế tổ chức điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp;
– Quy chế tổ chức quản trị điều hành của Ban kiểm soát;
– Quy chế kiểm toán nội bộ;
– Nội quy lao động;
– Thỏa ước lao động tập thể;
– Quy chế khen thưởng và kỷ luật;
– Các văn bản phân cấp quản trị điều hành khác trong doanh nghiệp như: Quy chế hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện…
– Các quy chế hoạt động của các phòng ban nghiệp vụ.
Khi nghiên cứu hệ thống văn bản này, luật sư cần tìm hiểu nắm rõ:
– Tính hợp pháp của các văn bản này đối với văn bản pháp luật hiện hành của nhà nước, phát hiện các quy định trái pháp luật hiện hành;
– Tính hợp lý của các văn bản đối với tình trạng hiện hành của doanh nghiệp.
Sau khi nghiên cứu, tìm hiểu, luật sư cần xác lập một báo cáo chi tiết đề nghị chỉnh sửa các quy định bất hợp lý và trái luật nêu trên nếu thấy cần thiết. Kết thúc giai đoạn này luật sư lập bản phân tích và báo cáo về hiện trạng của doanh nghiệp và nhu cầu về mô hình quản trị điều hành của doanh nghiệp. Báo cáo này sẽ được gửi tới Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên và Ban điều hành trong doanh nghiệp để lấy ý kiến đóng góp trước khi luật sư bắt tay và soạn thảo và xây dựng mô hình tổ chức quản trị điều hành mới cho doanh nghiệp.
